Birçok firmada öneri sistemi bir kutu ve yanında duran birkaç formdan ibaret olarak kalmaktadır. Oysa neler kaybedilmektedir. Örneğin 200 kişinin çalıştığı bir firmada yılda kişi başına ortalama 10 öneri verilse ve her öneri başına 100 TL israf önlense yılda iki yüz bin lira tasarruf yapılabilir. Firmanın karlılığını doğrudan etkilemek mümkün!
Gerçekte birçok firmada öneri sistemi tamamen göz ardı edilmiştir. Yöneticiler ve firma sahipleri, iş yoğunluğu nedeni ile (!), öneri sistemine gereken zamanı ayırmamakta ve birçok fikrin yok olmasına olanak vermektedirler.
Öneri sistemi olarak en çok kullanılan akış aşağı yukarı şöyle bir şeydir: Çalışan önerisini bir kutuya atar. Kutu içindeki biriken öneriler bir yetkili veya bir komisyon tarafından açılır. Komisyon tarafından değerlendirilir ve uygulanmasına karar verilir. Uygulanmasına karar verilen öneriler uygulanmak üzere ilgilisine iletilir, çalışana ödül olarak bir şey veya bir miktar para verilir. Bu sistem birçok firmada aynen uygulanmaktadır. Çalışanlar bu sistemi benimsemiş midir? Benim gördüğüm benimsemedikleri sonuçlara baktığınızda açıkça ortadadır.
Sizde durum nasıl? Bu sistemin yanlışları nelerdir? Bunlara değinelim.
Teşvik
Çalışanları teşvik etmek için genel olarak ödül kullanılmaktadır. Firma önemli bir değerdeki ödülü ortaya koyarak verilen önerileri değerlendirip bir çekiliş sonucu ödülü öneri sahiplerine vermektedir. Oysa çalışanlar çoğu zaman bir öneri vermek için gerekli teknik alt yapıdan yoksundur. Birçok kişi her hangi bir ölçü aletini kullanmayı dahi bilmemektedir. Bu çalışanların öneri vermesini beklemek yanlış olur.
Değerlendirme
Değerlendirme süreci genel olarak yöneticiler veya komisyon tarafından yönetilmektedir. Bu durum çalışanların bir uygulama veya sonuç alabilmeleri için uzun zaman beklemelerine neden olmaktadır ve kendilerini dışlamış olarak hissetmektedirler. Nadiren de olsa yöneticiler kendilerini zor durumda bırakacak önerileri asla uygulamamakta veya başarılı olmaması için çaba sarf etmektedirler.
Ödüllendirme
Doğal olarak önerinin bir getirisi olacağından öneri sahibi bir şekilde bu getiriden pay almak isteyecektir. Bunu sağlamak için kullanılan genel yöntem büyük ödülü kura ile öneri verenlerden birine vermektir. Ancak bu yöntem öneri verenleri kendilerine haksızlık yapıldığı duygusuna itmektedir. Böylece elde edilen fayda paylaşılamadığından öneriyi vermek çalışan için gereksiz olmaktadır.
Sonuç olarak öneri sistemi firmanın karlılığınız doğrudan etkileyecek bir uygulamadır ve öneri sayısını artırmak firmanın en önemli hedeflerinin arasında olmalıdır. Firma çalışanlarının tümünün yeteneklerinden yararlanmak ve onları sorunlara odaklayarak çözümler bulmak olmazsa olmazlar arasındadır. Bunun için ise en önemli yaklaşım insan odaklı yaklaşımdır. Bunun dışındaki tüm sistemler bir süre sonra uygulama dışı kalacaktır.
Genel İstek Üzerine Ek
Öneri sistemi yazısı beklediğimden fazla ilgi gördü. Anlaşılan birçok firmanın sorunu bu konudaymış. Ancak yorum yazan arkadaşlardan bazılarının yazdıkları beni üzdü. “Uzman yazsın” demiş arkadaşın birisi, yani bilen yazsın demek istiyor. Bu bana 2003 yılında yalın üretim konusunda ustamın (sensei) bana öğrettiği bir kavramı hatırlattı. “Katalog mühendisi olmak” kavramını anlatmıştı, kendisi. Katalog mühendisi her sorunun çözümünü hazır olarak kataloglarda arayan mühendislere denmektedir. Son günlerde bir de “internet mühendisleri” çıktı. Her sorunun cevabını internette arayan düşünmek için çaba sarf etmeyenlere böyle diyorum.
Gelelim insan odaklı öneri sisteminin temel özelliklerine
Yukarıda bahsetmiştik, öneri sistemininiz bir kutudan veya kutu ile beraber bir ödülden ibaret olabilir. Bu durumda asla çalışmayan bir sistem kurmuş olursunuz. İnsan odaklı sistem nasıl olmalıdır? Hiç düşündünüz mü? Çalışanlarınızın eksikleri nelerdir? Neden öneri vermek için çekingen davranıyorlar? Bu sorunların cevapları şunlardır;
- Bilgileri ve becerileri eksik olabilir.
- Teknik olarak yeterli değillerdir.
- Motivasyonlar yeterli değildir.
- Emek verip hazırladıkları önerilerin karşılığını almıyorlardır.
- Yaşamakta olduğunuz sorunu ve ulaşmak istediğiniz hedefi bilmiyorlardır.
Bu eksikleri tamamlamak üzere yapacağınız uygulamaların başında çalışanlarınızın teknik beceri seviyelerinin artması için onlara temel eğitim vermenizdir. Görülüyor ki insan odaklı sistem temelde öneri verme sürecinin en önemli öğesi olan insanın öneri vermek üzere donatılması için yapılması gerekenleri yapan bir sistem olacaktır.