Yalın Üretim Sistemi (YÜS )ile ilgili bilgi edindikten sonra, hemen her yönetici, bu sistemi işletmede hemen uygulamalıyım düşüncesine kapılmaktadır. Sitedeki yazılardan da takip ettiğiniz gibi, YÜS pek çok modülden oluşan, tüm kayıpların ortadan kalktığı, tıkır tıkır işleyen bir üretim modelidir. Sistem son tahlilde, verimliliğ ve karlılığı arttırmayı hedeflemektedir. YÜS sistemi, bu sonuçları, her unsurunun en üst düzeyde uygulanmas sonucunda üretebilen ideal bir sistemdir.
YÜS’e geçişin önemli bir değişim olduğunu ve bu değişimin çok dikkatli yönetilmesi gerektiğini önceki yazılarda belirtmiştik. Konu ne olursa olsun, değişimi gerçekleştirmek için, geçiş sürecini bir plan dahilinde ve sabırla yönetmek gerekir.
Bu noktada, “bütünsellik” kavramına değinmek istiyorum. Her sistem kendi içinde çok sayıda unsurlardan oluşur. Bu unsurlar kendi aralarında etkileşim halindedir. Tek tek bakıldığında unsurlar ve etkileşimler basit yapılar olarak görünür. Sistem, bu unsurların toplamı olduğundan, gerçekte bir karmaşıklık içerir. Karmaşıklığın temelinde etkileşimler yatmaktadır. Etkileşimlerin pek çoğu kolayca farkedilemeyen, örtük karakterlidir. Budurumda, sistemin en küçük ve önemsiz görünen unsurunda bir değişiklik yapıldığında, tüm sistem; öngörülebilir ve öngörülemez olarak etkilenir. Bu etki(ler)in ortaya çıkması, sistem karömaşıklığından dolayı zaman alabilir. ( Gecikme Faktörü ) Sistemde, kalıcı bir değişim yarataratmak için, sistemin tüm unsurlarında değişimin gerçekleştirilmesi gerekir. Bu nedenle, tüm değişim projelerinde, Bütünsellik (holistic) ilkesinin göz önünde bulundurulması gerekir.
Sistem bu denli karmaşık olduğuna göre, tüm unsurların ve etkileşimlerinin bir anda yeni ve farklı duruma getirilmesi olanaklı değildir. Bu ndenle, değişim projesinde başlangıç hamlesinin ve sonraki ilk adımların çok dikkatli seçilmesi gerekir. Başlangıç adımının isabetli seçilmesi, sonraki adımların başarısı açısından çok önemlidir. Başlangıç adımı öyleseçilmelidir ki, sistemin tüm unsurları üzerinde doğrudan ya da dolaylı bir etki yaratabilsin. Bu, fizik derslerinden bildiğimiz, “kaldıraç” noktasına karşılık gelir.
Her sistem için gerekli başlangıç adımı, kaldıraç noktası, farklı olabilir. Bunun için, YÜS geçiş çalışmaları başlamadan önce, sistem bir “check-Up” tan geçirilmelidir. Önemli bir değişim hamlesi öncesi, sistemin ne durumda olduğunu bilmek çok önem taşır. Bu başlangıç durumu ne kadar iyi analiz edilirse, başlangıç hamleleri okadar isabetli seçilebilir.
Başlangıç hamlelerinin yanı sıra, YÜS için, hedef belirlemek açısından da yapılacak olan başlangıç gözden geçirmesi önem taşır. Süreç bir fabrikada bir yıl içinde tamamlanabilecek iken başka bir işletmede iki yıl hatta üç yıl sürebilir. Başlangıç gözden geçirmesi sonunda, mevcut durum açıkça ortaya konur ve değişim projesi için gerçekçi hedefler belirlenebilir.
Başlangıçta yapılacak yönetim gözden geçirme çalışmasının, bir danışmanlık hizmeti alarak gerçekleştirilmesi daha faydalı olacaktır. Sistemin yapısı, sistemin dışındaki gözler tarafından daha gerçekçi olarak belirlenebilir. Ve buna göre gerçekçi bir plan hazırlanabilir.
Unutmayalım ki, içinde yaşadığınız sistemin, bu günkü durumuna ulaşması, birkaç günde olmadı. Yıllarca süren çabalar ve çalışmalar sonucu mevcut durum oluştu. Hedeflediğiniz, ideal YÜS geçişi de benzer şekilde bir zaman alacaktır. Önceki yazılarımızdan, değişimin yarattığı “tehdit” algısını hatırlıyorsunuz. İçinde bulunduğumuz sisitem, yıllarca, özenle büyüttüğümüz çocuğumuz gibidir. Değişimi, onu yıpratmadan, aynı özenle ve sabırla gerçekleştirmenin bir yolunu bulmamız gerekir.
Deneyimlerimize göre, pek çok işletmede, başlangıç gözden geçirme çalışmasının sonucunda; işletme fonksiyonlarına ait süreçlerle ilgili sorunlar öne çıkıyor. ( Satınalma, Lojistik,Üretim Planlama, Bakım vs. ) Yeterince tanımlanmamış, standart hale getirilmemiş süreçlerle sıkça karşılaşıyoruz. Bunun yanında, süreçlerin birbirleri ile etkileşimleri de çoğu zaman göz ardı edilmiş oluyor.
Buna dayanarak, YÜS için ilk adım olarak; süreç haritalarının oluşturulması, süreçler arası etkileşimlerin açıklığa kavuşturulması ve süreçlerin standart hale getirilmesi çalışmalarının başlatılması gerektiğini söyleyebiliriz. Temel fonksiyonel süreçlerle ilgili sorunlar varken, YÜS ilk adımlarına geçmek, örneğin; “Değer Akış Analizi” çalışmasını başlatmak bazı karışıklıklara ve gecikmelere neden olabilir.
Sonraki yazılarımızda, süreç haritaları ve diğer adımlarla ilgili bilgiler vermeye devam edeceğiz.
M. Fatih Sütçüler