Müşteri talepleri değiştikçe pazarlar dinamikleşir. Dinamik pazarlarda, yalnızca müşteri ihtiyaçlarına esnek ve hızlı yanıt verebilen şirketler ayakta kalabilir. Yalın yönetim yaklaşımı, tüm sektörler tarafından benimsenen bir model haline gelmiş, bu çevikliği tüm alanlarda sunarak işletme süreçlerini mükemmelleştirmiştir
Yetkinlik, bir kişinin belirli bir işi, görevi veya durumu etkili bir şekilde gerçekleştirebilmesi için sahip olduğu bilgi, beceri, tutum ve davranışların birleşimidir. Yetkinlik, bireyin performansını etkileyen temel unsurlardan biridir ve genellikle başarıyı belirleyen faktörlerden biri olarak kabul edilir. Kişinin çoklu yetkinlik göstermesi ise polivalans olarak adlandırılır. Polivalans, farklı alanlarda, rollerde veya görevlerde yetkinlik ve esneklik anlamına gelir.
Yalın yönetim modeline geçiş, şirketlere sayısız stratejik ve operasyonel avantaj sunar. Yalın yönetim, israfı en aza indirerek ve müşteri ihtiyaçlarına daha hızlı yanıt vererek verimliliği artırmayı amaçlayan bir yönetim felsefesidir. Doğru kullanıldığında ve uygulandığında, Yalın Yönetim'in faydaları dezavantajlarından açıkça daha ağır basar. Yalın yönetimin işletmelere sağladığı faydalar şunlardır:
Daha Yüksek Verimlilik: İsrafı ve verimsiz süreçleri azaltarak Yalın Yönetim, iş akışlarını optimize eder. Sonuç, kaynakların daha etkili kullanılması ve darboğazların en aza indirilmesiyle artan verimliliktir.
Daha Yüksek Kalite: Yalın Yönetim, hata önleme ve sürekli iyileştirmeye büyük önem verir. Bu, kusurların erken tespit edilip önemli bir etki yaratmadan önce ortadan kaldırılmasıyla sürekli kalite iyileştirmesine yol açar.
Daha Hızlı Teslimat Performansı: Tam zamanında üretim ilkelerine ve üretimde sürekli akışa geçiş, ürün ve hizmetlerin daha hızlı teslim edilmesini sağlar. Bu da daha kısa teslim sürelerine ve artan müşteri memnuniyetine yol açar.
Maliyet Tasarrufu: Bir şirketin tüm alanlarında israfın ortadan kaldırılması önemli maliyet tasarruflarına yol açar. Daha az envanter, daha düşük hurda oranları ve optimize edilmiş süreçler finansal verimliliğe katkıda bulunur.
Çalışan Memnuniyeti: Yalın yönetim, çalışanların sürekli iyileştirme süreçlerine katılımını ve katılımını teşvik eder. Verimli çalışmanın önündeki engelleri ortadan kaldırarak, çalışanlar daha az hayal kırıklığı ve stres yaşar ve bu da daha fazla memnuniyete yol açar.
Kaynakların Korunması: Verimli süreçlere ve kaynak kullanımına odaklanmak, hammadde, enerji ve diğer kaynakların tüketimini azaltır. Bu, sürdürülebilirliğe katkıda bulunur ve çevresel etkiyi en aza indirir.
Yalın yönetim felsefesinin önemli ilkelerinden birisi, yukarıdan aşağıya talimatlara veya katı prosedürlere güvenmek yerine, çalışanları sorunları tespit edip çözmeleri için güçlendirmektir. Bu, onlara verileri analiz etmeleri, hipotezleri test etmeleri ve çözümleri uygulamaları için araçlar, eğitim ve yetki vermek anlamına gelir. Aynı zamanda onları denemeye, başarısızlıklardan ders çıkarmaya ve en iyi uygulamaları paylaşmaya teşvik etmek anlamına da gelir. Ekibinizi sorunları çözme konusunda güçlendirerek, becerilerini, yaratıcılıklarını ve özgüvenlerini artırabilirsiniz. Ayrıca, çalışanların değer katmanın ve israfı ortadan kaldırmanın yeni yollarını aramaya motive olduğu sürekli gelişim kültürünü de teşvik edebilirsiniz.
Yalın yönetim anlayışı, kurumsal yapı içerisindeki tüm unsurların, özellikle de çalışanların gelişimi ile yakından ilgilenmektedir. İşin gelişmesi ve ticari olduğu kadar faaliyet başarısının da elde edilmesi, çalışanların gelişimine bağlı olmaktadır. Bu nedenledir ki yalın yönetim felsefesinde, çalışanların eğitimi, sorunlarının ortadan kaldırılması ve üstlendikleri sorumluluklar ile mücadele konusunda desteklenmeleri açısından kurumsal yapının sorumlulukları olduğu bilincine sahiptir. Benzer bir durum, insan kaynakları yönetimi açısından da söz konusu olmaktadır ve insan kaynakları yönetimi anlayışını kurumsal bir çerçevede, profesyonel olarak sürdüren işletmeler açısından çalışanların özel eğitime tabi tutulması, sürdürülebilir başarı açısından elzem olarak görülmektedir
Bu amaçlar doğrultusunda yalın üretimde çoklu yetenek (Polivalans) yönetimi çalışmaları yapılmaktadır. Polivalans, belirli bir departman/bölümde çalışan personelin; görevlerini beklenen düzeyde yapabilmesi için sahip olması gereken yetkinlik ve beceri düzeylerini gösteren tablolardır. Basitçe, birden fazla işi yapabilme yeteneğidir. Polivalans, işyerinde birçok açıdan önemli bir rol oynar ve çeşitli faydalar sağlar.
Polivalans tablosu, aynı bölümde çalışan her bir operatörün sahip olduğu polivalans seviyesini gösteren bir tablodur. Bu tabloda, operatörlerin hangi makinaları kullanabildikleri, hangi işlemleri yapabildikleri ve hangi becerilere sahip oldukları gösterilir. Polivalans Tablosunun Faydaları:
- Üretkenliği artırır
- Maliyetleri düşürür
- Esnekliği artırır
- Motivasyonu artırır
- Çalışan bağlılığını artırır
Örnek Uygulama
Danışmanlığını yaptığımız örme hazır giyim ürünleri tasarlayan ve üreten bir firmanın dikim bölümünde yapılmıştır. Uygulama aşamaları aşağıdaki gibi gerçekleşmiştir:
1.Yetkinlliklerin Belirlenmesi: Dikim bölümünde kullanılan makineler ve ürünlerin üretiminden önemli olan prosesler belirlenmiştir.
2.Yetkinliklerin Puan Tablosunun Hazırlanması: Her bir makine ve proses için hedef yetkinlik puanı belirlenmiştir. Bu süreç üretim bölümündeki yönetici, sorumlu ve çalışan temsilcilerinin katılımı ile gerçekleştirilmiştir.
3. Yetkinlik Puan Sınıflandırılması: Yetkinliklerin puanlaması yapılırken yetkinliğin nasıl değerlendirileceğini gösteren gruplar belirlenmiştir. Aşağıdaki tabloda da görüldüğü gibi çalışanın yetkinliği değerlendirilirken beş grup belirlenmiştir. Her operatörün yetkinliği değerlendirilirken bu sınıflama esas alınmıştır.
4.Çalışan Yetkinlik Değerlendirme: Dikim bölümündeki yönetici, dikim hattı sorumluları ve çalışan temsilcilerinin katılımı ile oluşturulan kurul tarafından her bir çalışan için puanlama yapıldı. Puanlarına göre çalışanlar aşağıdaki gibi gruplandırıldı.
- 85-100 Puan: Usta Makineci
- 70-84 Puan: İyi Makineci
- 55-69 Puan: Makineci (Eğitilmeli)
- 40-54 Puan: Çırak Makineci
5.Eğitim Programının Belirlenmesi: Kritik proseslerdeki ‘’Usta Makineci’’ ve ‘’İyi Makineci’’ çalışan sayılarının az olması nedeniyle öncelikle 55-69 arasında puan alan çalışanlara yönelik Yetkinlik Geliştirme Eğitim programı düzenlendi. Bu program sonucunda kritik proseslerdeki çalışan eksikliği giderilmiş oldu.
6. Ücret Sisteminin Düzenlenmesi: Bu çalışmalar kapsamında yapılan sınıflandırmaya uygun olarak bir ücret sistemi geliştirildi ve uygulandı. Bu uygulama sonucunda dört önemli gelişme yaşandı;
- Çalışan İş Gücü Devrinde azalma
- Çalışanların İş Devamsızlığında azalma
- Dikim bölümünde Mesai Saatlerinde azalma.
- Dikim Üretim Miktarlarında artış
7. Sürdürülebilirliğin Sağlanması: Kurulan sistemin sürdürülebilirliğinin sağlanması amacıyla OpEx bölümü kurulmuştur. Bu bölümün temel amacı kurulan sistemin sağlıklı bir şekilde işlemesini sağlamak, çalışanların sisteme olan güven duygularını canlı tutmak ve sistemi yaşana gelişmelere göre canlı tutmaktır.
Bir kuruluşun temel değer kaynağı çalışanlarıdır. İK'nın sorumluluğu, iş performansını desteklemek için optimum bir iş gücü oluşturan bir sistem ve ortam oluşturmaktır. Yalın İK'nın nihai hedefi, İK süreçlerinde ve İK hizmet sunumunda gereksiz fazlalıkları ve israfı ortadan kaldırmak için sürekli çalışmaktır.
Günümüzün rekabetçi pazarında değer sunmak her zamankinden daha önemli ve kuruluşunuzda yalın bir İK yaklaşımı benimsemek bunu başarmanıza yardımcı olabilir. Bu, şüphesiz ki özveri, zaman ve kaynak gerektiren zorlu bir girişimdir. Ancak, temel İK süreçlerinizi daha basit ve daha etkili hale getirmek çabaya değer.