Bu güne kadar pek çok firmada kaizen konusunda görüşmeler yaptığımda karşılaştığım genel manzara şöyleydi: Kaizen çalışmalarını bir şekilde bilen bir kesim çalışanlar / yöneticiler kendi çabaları ile bazı çalışmalar yapma eğilimindeler, yöneticiler kaizen çalışması yapılmasını istiyorlar fakat katılacak olan insanların bu çalışmalara çok az vakit ayırmasını istiyorlar veya kaizen çalışmaları adı altında bazı uygulamalar yapıyorlar (özellikle öneri sisteminden çıkan bazı çalışmaları kaizen olarak algılıyorlar).
Aslında araştırırsanız göreceksiniz ki japon firmalarının uyguladığı kaizen bazı temel adımlardan oluşmakta ve bazı temel prensipleri vardır. Şimdi bunlara kısaca değinelim;
Kaizen Felsefesi
Kaizen japon yönetim kültüründe "daha iyiye doğru değişim" anlamını taşımaktadır. Burada sürekli bir iyileşme olması beklenir. Çoğu zaman küçük iyileşmeler ile ilerler ve çalışanın verimliliğinde önemli iyileşmeler sağlar.
Kaizenin başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için temel prensiplere uyulması gerekir;
- Herkesin katılımı: Kaizen, sadece yönetimin değil, şirketin en alt kademesinden en üst kademesine kadar tüm çalışanların aktif katılımını gerektirir. Pek çok iyi kaizen uygulayan firmada her çalışanın kaizen çalışmalarına katılımı zorunlu bir kişisel hedef olarak ele alınmaktadır.
- Süreç odaklılık: Kaizen sonuçlardan çok sonuçları ortaya çıkaran süreçlere odaklanmalıdır. Kaizen süreçleri basitleştirme, iyileştirme, hataları önleme ve israfı (MUDA) önleme ile iyileştirmeye çalışır.
- Küçük adımlarla büyük değişim: İyileştirmeler yapılırken çalışanların büyük değişiklikler yerine küçük değişikliklere odaklanması beklenir. Yani makineyi, kalıbı yenilemeye çalışmak yerine, istasyondaki stokları azaltma, ikmal miktarını azaltmak, masaları küçültmek, yürümeyi azaltmak vb. iyileştirmelere yönelik çalışmalar yapılır.
- İsrafın ortadan kaldırılması: MUDA (israf), MURA (düzensizlik) ve MURİ (aşırı yük) ortadan kaldırılmaya çalışılır.
- Standartlaştırma: Başarılı kaizen çalışmalarının sonuçları her iş istasyonuna uygulanmaya ve herkes tarafından anlaşılmasını sağlanılmaya çalışılır.
Bu prensiplere dayalı çalışma yapmadığınız sürece kaizen çalışanlar tarafından özümsenmez, çalışmalar ya kısmi alanlarda kendi çapında iyileştirme ile sınırlı kalır veya hiç hayata geçmez. Sonuç olarak kaizenden elde edilecek yarar hiçbir zaman oluşmaz.
Bu felsefenin yanı sıra kaizenin sistematik uygulanması için adımlar belirlenmiştir. Şimdi bu adımlara bakalım.
Kaizen Uygulama Adımları
1. Hedef ve konu seçimi
İlk adım çalışmanın yapılacağı sürecin belirlenmesidir. Bu seçim genellikle şirketin yıllık hedefleri, stratejik öncelikleri ve sahadaki (gemba) acil sorunlar doğrultusunda yapılır. Bazı durumlarda karar matrisleri gibi araçlar ile önceliklendirme yapılabilir.
2. Mevcut durum analizi (Genchi Genbutsu)
Pek çok sefer tecrübe ederek ortaya çıkardım ki: Sorunların tanımlanması hatalı, genel konuşmalara dayalı veya büyük sorunlar yerine son zamanlarda yaşananlar anlatılıyor. Oysa mevcut durum verilere dayalı şekilde ele alınmalı ve sorunları gerçekten neler olduğu sahaya inerek, işin yapıldığı yere giderek tespit edilmelidir. Daha sonra 5 Neden, Balık kılçığı vb. problem çözme teknikleri ile kök nedeni bulunabilir.
3. Çözüm geliştirme ve uygulama planı
Analiz sonuçlarına göre çözümler, öneriler geliştirilir. Bu sırada katılımcıların odaklanması, görüşlerini rahatça dile getirebilmeleri ve önerilerinin en az bir kere denenmesi gerekir. Çözümler planlanırken; önceliklendirme yapılır, hedef belirlenir ve düşük maliyetli çözümlere odaklanılır.
4. Uygulama
Planlanan çözümler sahada denenir ve uygulamaya alınır. Sonuçlar tespit edilir, sayısal değerler toplanır. Uygulama aşamasında mükemmeliyetçilikten kaçınılmalıdır. Kayseri atasözü: "Mükemmel iyinin düşmanıdır".
5. Kontrol ve değerlendirme
Uygulamadan sonra sonuçlar izlenir, belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilir. Bunu yapmak için düzenli takip toplantıları, sonuç raporları düzenlenir. Önemli olan burada elde edilen sonuçtur. Uygulamanın kalıcı olabilmesi için izleme ve kontrol gereklidir.
6. Yönetim sunumu
Kaizen çalışmalarının sonuçları yönetime katılımcılar tarafından sunulur. Genellikle bu adım atlanmaktadır, ancak uygulayıcıların kendilerini ifade etmeleri ve uyguladıkları çözümleri kendilerinin yönetime aktarmaları büyük bir motivasyon kaynağıdır. Bu unutulmamalıdır.